Кто выше менеджер или администратор. Кто управляет рестораном? Что должен уметь ваш управляющий салона красоты

Для большинства крупных и серьезных компаний введение должности офис-менеджера давно уже стало необходимой для успешного функционирования мерой. Более того, большинство фирм, относящихся к категории среднего и малого бизнеса, сегодня все чаще стали вводить в штат сотрудников данную структурную единицу. Соответственно должностная инструкция офис-менеджера, полностью раскрывающая функционал данного работника, становится в последнее время все более актуальной.

В чем заключается функционал офис-менеджера?

Вакансия управляющего офиса любой компании часто подразумевает выполнение множества разнообразных функций. Поэтому в качестве дополнения к трудовому договору довольно часто требуется составление такого документа, как должностная инструкция офис-менеджера, где четко прописываются все обязанности такого сотрудника. В первую очередь необходимо понимать, что основные требования, предъявляемые к такому работнику, - это осуществление управления и контроля за административным подразделением компании. Таким образом, под «офисом» подразумевается не определенное помещение, а отдел предприятия, специалисты которого занимаются выполнением административно-управленческих функций. Должностная инструкция офис-менеджера должна охватывать весь диапазон контрольных обязанностей, возлагаемых на соответствующего специалиста. В частности, к ним может относиться следующий функционал:

планирование деятельности сотрудников административного подразделения;
составление и внедрение корпоративной культуры и этики общения с контрагентами компании среди специалистов предприятия;
организация и контроль за функционированием системы делопроизводства, формируемой между подразделениями фирмы;
постоянный контроль за наличием материалов, необходимых для полноценного функционирования офиса;
составление отчетов для руководства по установленным ранее формам.

Разница между офис-менеджером и администратором

Должностная инструкция офис-менеджера может быть расширена по усмотрению начальства компании и дополнена всеми необходимыми обязанностями, которые предписано выполнять специалисту, занимающему соответствующую должность, для нормального функционирования существующего административного подразделения. Такой документ формируется несколько отлично, чем должностная инструкция администратора офиса. В последнем случае, как правило, на специалиста должны быть возложены хозяйственные функции, связанные с организацией работы подразделения. Необходимо помнить, что менеджер выполняет в первую очередь обязанности, связанные с управлением деятельности сотрудников.

Администратор же несет ответственность за организацию условий, позволяющих всем специалистам полноценно осуществлять присвоенный им функционал.

Обязанности специалиста отдела кадров

Кроме того, существует еще такой документ, как должностная инструкция отдела кадров. Обязанности, прописываемые в данной бумаге, также связаны с организацией работы персонала. Разница заключается в том, что сотрудник отдела кадров несет ответственность в первую очередь за найм работников, контролирует должностные перемещения специалистов в пределах компании. Организация работы на местах сотрудников в его обязанности не входит.

Менеджер-администратор

м е/неджер-администр а/тор, м е/неджера-адмнистр а/тора

Слитно. Раздельно. Через дефис. . Б. З. Букчина .

Смотреть что такое "менеджер-администратор" в других словарях:

менеджер - предприниматель, директор, начальник, управленец, руководитель, распорядитель, администратор Словарь русских синонимов. менеджер сущ., кол во синонимов: 17 администратор (13) … Словарь синонимов

администратор - См … Словарь синонимов

Администратор - (administrator) 1. Всякое лицо, назначенное судом либо частным договором для управления имуществом другого лица. 2. Всякое лицо, которому судом поручено привести в порядок дела человека, умершего, не оставив завещания. В его обязанности входит… … Словарь бизнес-терминов

АДМИНИСТРАТОР - (англ. executive) см. МЕНЕДЖЕР. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М. 479 с.. 1999 … Экономический словарь

АДМИНИСТРАТОР - менеджер, руководитель, управляющий … Энциклопедия трудового права

администратор - сущ., м., употр. сравн. часто Морфология: (нет) кого? администратора, кому? администратору, (вижу) кого? администратора, кем? администратором, о ком? об администраторе; мн. кто? администраторы, (нет) кого? администраторов, кому? администраторам,… … Толковый словарь Дмитриева

Менеджер - м. 1. Наемный руководитель производства, администратор, профессионал в области управления. 2. Предприниматель, организующий творческую, спортивную и т.п. деятельность какого либо коллектива или отдельного лица. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф.… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

АДМИНИСТРАТОР Большой бухгалтерский словарь

АДМИНИСТРАТОР - управляющий, руководитель, менеджер … Большой экономический словарь

МЕНЕДЖЕР - (от англ manager управляющий) 1) профессиональный управляющий предприятия, наемный руководитель производства, обладающий ограниченной самостоятельностью в административно хозяйственной сфере, администратор; специалист в области управления; 2)… … Профессиональное образование. Словарь

Книги

Команда двух. Шесть ролей помощника руководителя , . Если вы - администратор, секретарь, менеджер телефонной поддержки, управляющий приемной или доверенное лицо руководителя, если ваше предназначение - помогать своему боссу, то эта книга… Купить за 390 руб
"Команда двух" :шесть ролей помощника руководителя. Книга для тех, у кого есть руководитель, и для тех, у кого есть личный помощник , Орлова М.. Если вы – администратор, секретарь, менеджер телефонной поддержки, управляющий приемной или доверенное лицо руководителя, если ваше предназначение – помогать своему боссу, то эта книга…

Новые профессии, появившиеся на рынке труда относительно недавно, прочно вошли в наш деловой обиход. Но и по сей день их легко перепутать между собой, так как названия не раскрывают сути явлений. Чем, к примеру, отличается менеджер от администратора? Так сейчас могут назвать и продавца, и консультанта, и даже небольшого начальника. Несколько важных критериев позволят разделить указанные понятия.

Кто такие администратор и менеджер

Администратор – это лицо, выполняющее распорядительные функции в организации, либо отвечающее за корректную работу информационных баз и систем. Специалист относится к категории административно-управленческого персонала, что автоматически предполагает высокую степень ответственности, а в определенных случаях – наличие подчиненных сотрудников.
Менеджер – это руководитель различного уровня, организующий работу в определённой сфере деятельности. В его подчинении всегда находятся нижестоящие сотрудники, которым он может давать указания в пределах своей компетенции. Высший уровень руководства – это топ-менеджмент, представленный руководителями предприятий, организаций, административно-территориальных единиц.

Разница между администратором и менеджером

Таким образом, есть смысл сравнивать только менеджеров и тех администраторов, кто задействован в управлении людьми и осуществляет распорядительные функции. На первый взгляд кажется, что особой разницы между ними нет. Но при более детальном изучении становится понятно, что менеджеру нужно высшее образование, в то время как администратору достаточно среднего или профессионально-технического.
Как правило, менеджеру позволено больше, чем администратору. Он может на свой страх и риск принимать решения, если это не противоречит интересам компании. Функции администратора прикладные: организация работы, контроль над сотрудниками, коммуникация с клиентами. Для этого не нужно особой изобретательности: достаточно точно делать то, что прикажет начальство. Много сказано и о том, что основная функция менеджмента – мотивация людей, раскрытие их внутреннего потенциала.

TheDifference.ru определил, что отличие администратора от менеджера заключается в следующем:

Образование. Администраторы нуждаются в среднем или профессионально-техническом образовании, менеджер – обязательно в высшем.
Полномочия. Администратор работает в рамках своей инструкции, круг прав и обязанностей менеджера значительно шире.
Личные качества. Чтобы стать менеджером, требуется решительность, инициативность, креативность. Администратор должен быть исполнительным, дисциплинированным, внимательным.

На первый взгляд, кажется, что для нас, практиков управления, не имеет большого значения, какими понятиями и терминами определяется то, чем мы ежедневно занимаемся, включаясь в круговорот дел и событий, происходящих в наших образовательных организациях. Работы и ответственности от этого меньше не становится:

Но прежде, чем мы начнем разбираться в терминологии, давайте определимся, для чего нам это надо, и каким путем мы пойдем в наших рассуждениях.

smile

Напутствие от капитана Врунгеля: Как вы лодку назовете, так она и поплывет!

Для чего же нам необходимо четко обозначать (означивать) в терминах и понятиях нашу деятельность? Означивание — это обретение текстом смысла, который пока скрыт от нас. А со смыслом связано понимание, которое согласно В. Далю, рассматривается как 1) способность, умение проникнуть в смысл чего-либо, усвоить, сознать его; 2) состояние сознания, которому ясен, открыт, известен смысл чего-либо.

А вот после того, как нам раскрывается СМЫСЛ, мы сможем с вами подняться еще на две важных ступеньки вверх, чтобы от смысла понятия перейти к ОСМЫСЛЕНИЮ действительности и придать ОСМЫСЛЕННОСТЬ нашим действиям:

Итак, нам предстоит пройти трудный путь через значение к смыслам, а затем от осмысления действительности и осмысленности действий — к формированию, а возможно, и принципиальному изменению своего отношения к тому, что мы называем «управленческая деятельность», и обретению личностного профессионального взгляда на реальность практических будней.

Облегчит ли нам тяжесть работы это понимание и осмысление? Не знаю, и не могу быть в этом уверенной. Но то, что, проникая в смысл, мы сможем увидеть разную направленность, а значит и разные (и важные) черты, и особенности нашей деятельности, — за это я ручаюсь.

Итак, перед нами четыре понятия:

УПРАВЛЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТ РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

Одни специалисты считают, что принципиальной разницы между ними нет, и все это синонимы понятия «управление», связанные, как правило, с различными трактовками перевода:

УПРАВЛЕНИЕ англ. managemen t англ. government англ. administration

При этом правда, редко когда уточняется, что в английском языке разным значениям по действию «управлять» соответствуют свои глаголы:

pen

В английском языке вообще нет общего термина «управление», а в каждой области деятельности используется своя терминология: управлять армией, предприятием, производством — control (direction); управлять страной — rule; управлять делами — manage; управлять машиной — operate, run; управлять автомобилем — drive; управлять оркестром — conduct; управлять , руководить — govern и т. д. [1 ]

Русский язык как уникальный смысловой язык, наоборот, позволяет нам улавливать различные смыслы одного и того же слова. Недаром, В. И. Даль назвал свой словарь толковым:

УПРАВЛЯТЬ — управить чем, править, давая ход, направленье; распоряжать, -ся, заведывать, быть хозяином, распорядителем чего, «Не управишь собою, не управишь и другим». «Кто сам собою не управит, тот и других не наставит». УПРАВЛЯТЬ ЧЕМ успешно, распоряжаться, делаться, ладить; одолевать препоны, трудности, своеволие, успевая в чем; приводить в порядок. УПРАВЛЕНЬЕ / управа/ — Место, управляющее, заведывающее чем-либо, правленье. | Управа= расправа. УПРАВЛИВАТЬ кого — давать право, власть, уполномочивать.

РУКОВОДСТВОВАТЬ И РУКОВОДИТЬ кого в чем, кем, чем, руководительствовать, управлять, советовать, указывать, наблюдать, наставлять в чем, в деле, работе, труде и пр. Руководствоваться кем, следовать чьему указанью; чем, принять что за правило, за наставленье; | быть руководиму. Руковод, -дец, -дитель, -тельница ж. руководящий чем, кем-либо, указатель, наставник.

Сейчас становится модным стараться избегать иностранных слов, и пользоваться только русскими обозначениями. Однако в науке, которая является общечеловеческим достоянием, уже невозможно изъять общепринятые термины. Поэтому лучше, не обкрадывая себя, наоборот, обогатить свои знания тем, что накопило человечество.

Другие специалисты считают, что понятие управление является более общим и представляет собой «элемент, функцию организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определённой структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности» [2 ], а «менеджмент», «руководство» и «администрирование» — раскрывают различные аспекты именно социального управления.

Будем придерживаться этой точки зрения и выделим главные сущностные черты управления в социальных системах, различные взаимодействия между которыми позволят нам в дальнейшем отличать менеджмент от администрирования и видеть разные грани руководства через призму менеджмента и администрирования.

Итак, под социальным управлением понимается «сознательное, планомерно организованное, систематическое взаимодействие субъекта управления и объекта управления в целях его упорядочения, сохранения качественной определенности и развития» [3 ]. Более точно под взаимодействием субъекта и объекта мы будем понимать сложные отношения, связанные с воздействием субъекта на объект управления и получение обратной связи от объекта, влияющие на принятие субъектом управленческих решений по дальнейшему воздействию на объект. Здесь очень важно понимать, что объект управления представляет собой многогранное явление. Это могут быть не только различные виды деятельности, процессы и проекты, но и общности, группы людей и конкретные исполнители той или иной задачи, которая перед ними ставится.

Поэтому не надо обижаться педагогам, родителям и детям, если для директора или его заместителя любимый педагогами, родителями и детьми их 5«б» класс является только одним из объектов внутришкольного управления.

Поэтому не будем обижаться, если для вашего начальника образовательная организация № … со всеми ее «чадами и домочадцами», которой вы руководите, которую вы так любите и вкладываете столько жизненных сил, является лишь объектом управления, одним из элементом управляемой им системы.

Переиначим известную фразу из кинофильма: «Ничего личного, только бизнес» в нашем контексте: «Ничего личного, только объект управления».

Именно там, где действуют «безличные законы» управления, и где во главу угла поставлена ФУНКЦИЯ, простирается область АДМИНИСТРИРОВАНИЯ.

Так уж сложилось, что мы часто руководствуемся своим отношением к тому, чем занимаемся. И столкнувшись хоть раз с холодностью и бездушием какого-то управленца-администратора, для которого «бумага важнее человека», навсегда закрепляем в своем сознании негативное восприятие термина «администрирование». Да и определения в словарях только подкрепляют наше отношение:

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ:

формально-бюрократическое управление, осуществляемое лишь посредством приказов и распоряжений, командование, игнорирование роли масс в управлении [4 ];
«(от лат. administro -управляю, заведую) бюрократический метод управления посредством командования» [5 ];
обиходное и имеющее негативный оттенок наименование стиля деятельности какого-либо органа, должностного лица, характеризующегося преимущественно изданием директивных актов, приказов, распоряжений [6 ].

Но не будем столь категоричны в своем негативном отношении к администрированию, и обратимся к истории управленческих наук, раскрывающей перед нами уникальный мир исследований, которые начались в конце 19 века и уже к началу 20 века обогатили человечество трудами классической школы управления.

Вудро Вильсон, прежде, чем стать 28 президентом США, был профессором истории и политологии. Своей работой 1887 года «Изучение администрирования» положил начало теоретической разработке вопросов административно-государственного управления.

Анри Файоль прошел путь от горного инженера до родоначальника классической школы управления. Возглавив в 1888 г. горнорудную компанию, находившуюся на грани банкротства, за три дцать лет сделал её одним из самых процветающих предприятий Франции. На основе многолетних наблюдений и обобщений практики Файоль создал «теорию администрации». Его первая статья на эту тему вышла в 1900г., а книга «Общее и промышленное управление» - в 1916г.

(Henry Fayol. Administration Industrielle et Generale,1916. Анри Файоль. Общее и промышленное управление. Перевод на русский язык: Б.В.Бабина-Кореня. - М.:1923)

Классическая школа потому и называется так, что она не только заложила основы современного управления, но представила закономерности и принципы управления, которые работают и действуют до сих пор и представляют собой опору (основу, базис) любого управления.

Чтобы в нашем восприятии возник этот образ опоры, возьмем в качестве примера всем известную детскую пирамидку, в которой разные по цвету и диаметру кольца нанизываются на стержень. Вот этот «стержень» и олицетворяет собой те классические основы управления, которые представляют собой принципы и закономерности, не потерявшие своей актуальности и сегодня.

Речь, в первую очередь, идет о стержневых 14 принципах управления А. Файоля : Разделение труда. Власть. Дисциплина. Единство распорядительства (командования). Единство руководства. Подчинение частных интересов общему. Вознаграждение. Централизация. Иерархия. Порядок. Справедливость. Постоянство состава персонала. Инициатива. Единение персонала [7 ].

Вряд ли кто-либо из нас, кто связан с управлением, сможет сказать, что эти принципы за 100 лет устарели. И в каждой образовательной организации, и в каждом органе государственного и муниципального управления образованием эти принципы являются актуальными при построении отраслевого и внутриорганизационного управления.

Обратите внимание, что первым принципом А. Файоль обозначил именно РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА, результатом которого «является специализация функций и разделение власти», обеспечивающее распределение работников по должностям и функциям (функционалу) с определением зоны ответственности.

Еще раз обращаем внимание на то, что администрирование — это «безличностное», сугубо функциональное управление, главная задача которого заключается в оптимальном распределении работ по выполнению задач и достижению целей организации. И в этой «безличности» при данной сложной управленческой задаче нет ничего негативного, поскольку речь идет о выстраивании рациональной структуры организации и структуры управления, оптимально рассредоточивающей ресурсы под цели.

Эффективная реализация разделения труда и выполнение работниками своих функций напрямую зависит от власти, единства руководства, дисциплины и порядка. Чего греха таить, каждый из нас знает и ежедневно ощущает на себе, что львиная доля управленческого времени как раз и приходится на поддержание единства распорядительства и установление дисциплины и порядка в ОО. И поддерживать это нам помогает иерархия и централизация управления в ОО.

Может быть именно поэтому, зная или не зная «основу основ» управления, мы усиленно наводим порядок в организации, добиваясь исполнения наших приказов и распоряжений нижестоящими в иерархии структуры управления, действуя по «формуле» администрирования: «кто Лев, тот и прав», не замечая, подчас, как становимся истинными бюрократами. Зато очень хорошо понимаем и ощущаем на себе, как действует эта формула на тех, кто находится внизу иерархической лестницы управления, когда сами являемся подчиненными и отвечаем перед вышестоящими органами за исполнение их распоряжений.

И тогда нам остается лишь уповать на исполнение таких файолевских принципов администрирования, как «Справедливость. Инициатива. Единение персонала», и ожидать, что новый начальник будет справедливым, поддерживающим инициативу и объединяющим людей на решение общих задач… и, главное, будет видеть в нас людей, а не «ходячие функции».

Вот только незадача-то и заключается в том, что живя и действуя только по законам администрирования, такого нам достичь будет вряд ли возможно, поскольку в этой области управления работает «формула» безликого, а точнее, безличностного управления.

Люди являются лишь трудовым ресурсом, работниками, в обязанности которых входит выполнение определенных функций (С=Ф), надлежащее исполнение совокупности которых и обеспечивает функционирование организации.

Чаще всего так мы и воспринимаем администрирование, когда сталкиваемся с ним «лицом к лицу», а точнее, лицом к функции, носителем которой и является человек, с которым мы общаемся по долгу службы, или обращаемся к нему как к должностному лицу. Это происходит чаще всего там, где мы ждем человеческого участия в нашей проблеме, понимания, сочувствия, поддержки, умного совета, и т. д., а вместо этого сталкиваемся с ответами: «это не в моей/не в вашей компетенции», «это не входит в круг моих должностных обязанностей», «ничем не могу вам помочь, у вас нет необходимых документов», «не вижу проблемы, поскольку так действовать предписано инструкцией» и т. д., и т. п.

А ведь мы знаем другие примеры и хотим, чтобы управление было «с человеческим лицом»!

Но прежде, чем мы перейдем к разговору о таком управлении, сделаем остановку и… реабилитируем администрирование.

А отдать должное этой составляющей управления мы сможем, если представим себе гипотетическую картину управления без администрирования, в котором:

нет начальников и подчиненных, а есть только соратники;
нет должностных инструкций, а есть поле деятельности, где каждый может проявить свои способности и таланты;
нет приказов и инструкций, а есть только просьбы, выполнение которых зависит от желания того, к кому обратились;
нет надоевших всем функций управления (и особенно нелюбимых нами анализа, планирования и контроля), а есть творческий процесс созидания;
нет авралов и мобилизации всех и вся на выполнение задачи, а есть размеренный ход событий и совместное решение проблем по мере их поступления с теми, кто хочет их решать;
нет никаких мониторингов, рейтингов, оценок, а есть только похвала и благодарность…

Хотели бы Вы руководить организацией, в которой действует только такое управление? А если хотели, то смогли бы эффективно управлять организацией?

Вот и ответ на наш вопрос. Эффективного управления без администрирования не бывает.

Но и только одним администрированием управление не может быть представлено. Как говорят математики, это условие необходимое, но не достаточное .

Не достаточно оно уже потому, что главным действующим лицом в управлении являются не функции, а люди, выполняющие эти функции. А люди бывают разными…

И чаще всего администрирование, такая важная составляющая управления, благодаря которой в организации существуют правила и порядок, наталкивается на то, что принято называть «человеческий фактор»:

Как только мы обращаемся к области взаимодействия, где значимыми становятся взаимоотношения между участниками управления, мы переходим на сторону менеджмента.

Что же такое «МЕНЕДЖМЕНТ», и чем менеджмент отличается от администрирования?

Об этом мы будем говорить в следующий раз.

Литература

[1 ] Франчук В.И. Основы общей теории социального управления./ Ин-т организационных систем. — М., 2000., — 180 c., C.14.

[2 ] Афанасьев В.Г. Управление //БСЭ.

[3 ] Слепенков И.М., Аверин Ю.П. Основы теории социального управления: Учебное пособие для вузов. М.: Высшая школа, 1990.

[4 ] Большая советская энциклопедия. — М.: Советская энциклопедия 1969—1978;

[5 ] Политическая наука: Словарь-справочник сост. проф. полит. наук Санжаревский И.И. 2010;>

[6 ] Юридический словарь //http://enc-dic.com/legal/Administrirovanie-913.html

[7 ] Анри Файоль. Общее и промышленное управление. Часть II. Принципы и элементы управления. Глава 1. Общие принципы управления//http://gtmarket.ru/laboratory/basis/5783/5787

Администратор офиса - управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства - растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины - активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :

наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
дополнительное образование в области менеджмента;
знание офисной оргтехники;
знание иностранных языков;
понимание специфики деятельности компании;
навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации. Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций. На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

Планирование и реализацию конкретных проектов;
Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;

Администратор проектов - это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее , описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста. Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего. В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню. Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров. Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Читайте также:

Составление смет на обеспечение офиса всем необходимым для работы

Полезная статья: О том, , читайте в электронном журнале.

Это могут быть как периодические, так и разовые потребности, информацию о которых можно получить тремя способами:

По ситуации (покупка канцтоваров без учета их расходования);

По заявкам (потребности определяются путем сбора заявок);

Системный (учитываются не только запросы персонала, но и фактическое положение дел);

Поддержка чистоты и порядка

Администратор офиса - это сотрудник, в чьи должностные обязанности входит заключение и перезаключение договоров с клининговыми компаниями, координация работы обслуживающего персонала. Он должен рассмотреть предложения, согласовать выбор компании с руководством, подготовить необходимую для заключения договора документацию. Управляющий должен подобрать целесообразную периодичность уборки, оговорить ее время и продолжительность.

Контакты с эксплуатационными службами

Нередко одной из обязанностей, прописанных в должностной инструкции администратора офиса, является установление контактов с эксплуатационными и коммунальными службами. От него зависит ресурсообеспечение помещений, своевременное проведение ремонтных работ, . Он отвечает за соответствие состояния помещения правилам и нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.

Диспетчеризация транспорта

Если в организации есть диспетчерская и , транспортный отдел, их часто передают в ведение администратора офиса. В некоторых компаниях сотрудник, занимающий данную должность, отвечает за оперативную передачу информации, оптимизацию маршрутов, мониторинг состояния и распределение загрузки, т.е. частично выполняет обязанности логиста.

Организация делопроизводства

К зоне ответственности опытного управляющего нередко относят и организацию делопроизводства, т.е. создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. В отличие от секретаря, он не просто занимается и управлением исходящими вызовами. Он систематизирует, регистрирует, ведет контроль исполнения официальной документации.

Администратор офиса постоянно сотрудничает со службой делопроизводства, а в некоторых случаях даже является ее руководителем.

Обслуживание посетителей

В должностные обязанности администратора офиса зачастую входит обслуживание посетителей. Он отвечает за то, чтобы договориться с посетителями о времени визита, , принять всех пришедших, организовать прием в соответствии с указаниями руководства.

Управление офисным персоналом

У администратора офиса существует ряд обязанностей, связанных с управлением персонала, находящегося в его подчинении. Он занимается подбором и расстановкой специалистов секретариата, планирует стратегию и тактику работы, выстраивает организационную структуру. Управляющий должен владеть методами мотивации персонала, знать методы повышения производительности, быть образцом профессиональной этики

Внутренний контроль

Администратор офиса не только принимает ряд важных управленческих решений, но и следит за их исполнением. В его обязанности входит введение и обеспечение трудового распорядка, а также соблюдение корпоративных норм общения. Он контролирует культуру речи подчиненных при общении с посетителями, , следование правилам бизнес-этикета.