Должностная инструкции правила составления и оформления. Оформление должностной инструкции: порядок оформления, требования и условия, образец. При организации документооборота

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ - права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
• Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);

• Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

Первый раздел «Общая часть » содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел - «Функции » - является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел - «Должностные обязанности » - устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом - «Ответственность », где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) » устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Читайте также: Перевод должником своего долга на другое лицо допускается

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

должностные инструкции кто составляет по закону

Должностная инструкция

Написание должностной инструкции не регулируется нормативными правовыми актами. Написание должностной инструкции, оформление и внесение изменений в нее — это самостоятельное право работодателя. В соответствии с письмом Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 «должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ».

Требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.

Должностные инструкции кто составляет в организации

Что такое отсутствие/присутствие с юридической точки зрения?Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа. Что должен ответить руководитель работнику, который просит отпустить его с работы? Здесь важно, чтобы вы сами понимали, что такое присутствие, отсутствие на работе с юридической точки зрения.Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Должностные инструкции кто составляет по закону

В первую очередь следует отметить, что трудовое законодательство не требует обязательного составления инструкций для всех категорий работников (служащих): в настоящее время необходимость этого предусмотрена только для муниципальных служащих (п. 1 ст. 12, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), отдельных категорий государственных служащих (например, для полицейских (п.

Должностные инструкции

является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

— повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностные обязанности медсестер, прикрепленных к поликлинике

Вопрос: Разъясните, пожалуйста. Мы работали старшими медсестрами в детских садах и относились к ГУНО (городской отдел дошкольного образования). В данный момент нас передали в поликлинику, и мы называемся теперь медсестрами детской поликлиники.

Раньше меню-требования составляла медсестра в детском саду. А кто должен это делать в сложившейся ситуации? Какие у нас должны быть должностные обязанности?

Добрый день! Конкретное ответственное лицо за составление меню-требования на выдачу продуктов питания (ф.

Инстpукция Должностные инструкции в строительстве

Дворник — метет. А вдруг — не все? Истина же, как обычно, лежит посередине — как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Третья задача должностных — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание, даются рекомендации по составлению пакета организации.

Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв.

Конференция ЮрКлуба

на моем предприятии встал вопрос: кто должен составлять должностные, а кто составляет рабочие и нужны ли эти рабочие инструкции вообще?

ДИ должен составлять тот, кто администрирует расторжение трудовых договоров вследствие несоответствия работника занимаемой должности, или хотя бы понимает, как это делать на практике.

на моем предприятии встал вопрос: кто должен составлять инструкции, а кто составляет рабочие и нужны ли эти рабочие вообще?

а у Вас должности экзотичекие? Если нет, то типовую ДИ скачать где угодно можно и немного подогнать под реалии предприятия.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, кто непосредственно разрабатывает на предприятии, руководитель отдела или кадровик? И что делать если работник отказывается расписываться в (не согласен с условиями)?

Ответ: Трудовое законодательство не содержит требования об обязательном составлении и утверждении на все должности, профессии работников, имеющиеся у работодателя.

Помощь: Порядок разработки должностных инструкций

Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1) (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее — ТК). Пункт 2 ст.54 ТК устанавливает обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). инструкция — это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Правила и порядок составления должностной инструкции

Должностные, регламентирующие трудовые функции штатных должностей организации, являются важным нормативным актом локального значения. Этот документ необходим и работодателю, и работнику, поскольку в нем установлены квалификационные требования, перечислены обязанности и права человека, занимающего данную должность.

– документ, который является аргументом в трудовых конфликтах и спорах, поэтому ее содержание и оформление должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к юридически значимым документам.

Правила составления и оформления должностных инструкций

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки.

Составляем должностную инструкцию

Благодаря инструкции руководитель может доказать, что сотрудник не справляется со своими обязанностями или нарушил служебную тайну. Что еще помимо непосредственных обязанностей там следует прописать? На правовые вопросы отвечает эксперт сайта Татьяна Ускова, юрисконсульт.

— У части компаний должностных инструкций попросту нет, у некоторых — скачаны с Интернета. Что говорит закон - нужна ли вообще?

— Закон не устанавливает прямого наличия должностной инструкции как локального документа, исключая государственные учреждения.

Разработка должностных инструкций

Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.

Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.

В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.

Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.

Как правильно составить инструкцию

В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций. поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.

Читайте также: Сайт арбитражных управляющих

При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.

Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.

После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.

Должностная инструкция действует до ее замены на новую.

Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.

Внесения изменений в инструкцию

В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.

При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:

• В какой форме составлена инструкция;
• Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
• Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).

Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.

Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.

Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.

Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.

При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.

При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.

Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.

Значение должностных инструкций

Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.

Обоснованный отказ в приеме на работу

Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.

Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).

Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности

В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.

Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

Увольнение работника, не прошедшего испытание

В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.

Должностные инструкции. Основные принципы их работы

1. Что такое должностные инструкции? Какое значение они имеют?

Успех и неудачи современных организаций в немалой степени зависят от человеческого ресурса, задействованного в работе. Производительность труда персонала влияет на общую прибыль компании. Однако осуществлять постоянный контроль выполнения работниками их должностных обязанностей, — сложная задача. Упростить ее могут специальные документы, среди которых: правила, регламентирующие внутренний распорядок, положения о структурных отделах организации, штатное расписание, а также – должностные инструкции .

Подобные инструкции позволяют разграничить поле деятельности каждого работника и закрепить за ним определенные трудовые обязанности. Наличие документа, излагающего основные задачи и полномочия персонала организации, является обязательным, согласно действующему законодательству РФ.

По определению Современного экономического словаря, должностная инструкция указывает круг поручений и обязанностей, а также работ, которые необходимо выполнить данному сотруднику, занимающему конкретную должность на предприятии.

Из этого определения следует, что основное внимание уделяется определению круга трудовых обязательств, возлагаемых на определенного работника. Важно, что речь идет скорее об описании функций данной должности, а не об описании трудовых обязательств конкретного работника.
Основные функции: структурирование производства, а также регулирование деятельности сотрудников.

2. Цели (какие цели преследует утверждение таких инструкций)

Любая система управления нуждается в четких указаниях и правилах, выполнять которые обязан каждый сотрудник. Цель составления должностной инструкции, — показать подчиненному круг требуемых задач и мотивировать его к выполнению определенных трудовых обязанностей.

Они служат выполнению нескольких задач. Прежде всего, побуждают к действию определенного сотрудника, указывают на критерии оценки его труда, дают необходимые направления для повышения уровня квалификации сотрудника. Кроме того, участие работника в обсуждении его должностной инструкции, позволяет ему влиять на условия и организацию его труда.

Также должностная инструкция предоставляет возможность для анализа и оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, содержит в себе дополнительную информацию об уровне подготовки кандидатов на вакантную должность. Она может использоваться и как источник достоверной информации для совершенствования структуры организации, для увеличения производительности труда.

3. Кто составляет должностные инструкции? Что нужно указывать в них?

Разрабатываются они каждым руководителем для его подчиненных, а подписываются управляющими структурных отделов. Иногда инструкцию составляет специалист, работа которого заключается именно в разработке подобного рода документов. Все должностные документы утверждает лично первый руководитель организации. Между тем ответственным за наполнение организации необходимыми документами, является начальник отдела кадров.

Важные качества понятного нормативного документа – ясность и краткость. Потому что двусмысленному документу нельзя подчиняться. Очевидно, они не должны быть слишком длинными, — их тяжело читать, и велик риск ошибиться в понимании содержания написанного.

В процессе написания должностных инструкций формулируются функции и задачи подчиненного. При этом необходимо придерживаться соответствия должностных инструкций и фактических обязанностей сотрудника. Положения такого рода документов должны определять конкретные зоны ответственности подчиненного, а не являться лишь формальными обязательствами. Все положения одинаково равны по уровню важности.

Следует избегать общих определений, двусмысленности, неясности и поверхности суждений при составлении должностных инструкций. Необходимо четко выделить все основные задачи, подробно описать методики выполнения работ, упомянуть обо всех важных процедурах и указаниях, которых должен придерживаться работник. Лучше использовать простые, а не сложные предложения.

Любая организация заинтересована в том, чтобы сотрудники максимально эффективно выполняли свою работу, четко понимая поставленные перед ними цели и задачи. Грамотное оформление должностной инструкции поможет в организации трудовой деятельности.

Порядок оформления ДИ

Данный документ регулирует внутренние трудовые отношения сотрудников организации. будет зависеть от конкретной должности, но в общем этот документ должен регламентировать место и назначение трудящегося в аппарате управления, а также квалификационные требования к нему, его функциональные права, ответственность и обязанности, а также возможные поощрения.

По закону, для компании оформление должностных инструкций необязательно, но данный документ помогает не только в регулировании деятельности работников, но и при возникновении различного рода конфликтных ситуаций внутри организации или с налоговой.

По мнению Роструда, этот документ должен быть отдельным на каждую конкретную должность, которая имеется в штатном расписании (даже на вакантную). Инструкция выражает интересы двух сторон в рабочих отношениях, потому что в ней содержится дополнительная информация, требования, связанные с личностными, деловыми качествами сотрудника, и другое.

При отсутствии данного документа невозможным становится:

• обоснование отказа в приеме на должность;
• объективная оценка деятельности сотрудника на период испытательного срока;
• распределение трудовых функций между трудящимися;
• временный перевод трудящегося на другую работу;
• оценка добросовестности и полноты выполнения сотрудником его трудовых функций.

Законодательство не предъявляет конкретных требований к оформлению должностной инструкции, к тому же отсутствие этого документа не является нарушением закона, а значит, не влечет за собой ответственности. С другой стороны, данный факт способен вызвать последствия негативного характера в принятие работодателем незаконных действий и решений.

Корректировка и составление

Основанием для разработки и оформления должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей. В нем содержатся квалификационные характеристики, которые подразделяются на:

• должностные ;
• необходимые знания;
• требования к квалификации работника.

Важно понимать, что этот справочник разработан для облегчения решения рабочих моментов, их урегулирования, а также для организации максимально эффективной деятельности в управлении персоналом. Он носит только рекомендательный характер.

Оформление должностных инструкций работников не урегулировано правовыми нормативными актами. Соответственно, работодатель самостоятельно принимает решение, каким образом ее оформить и вносить необходимые изменения. Инструкция может являться самостоятельным документом или быть приложением трудового договора.

Корректировка зачастую связана с внесением изменений обязательных условий в трудовом соглашении. Работодатель обязан в письменном виде заблаговременно предупредить сотрудника о предстоящих переменах. Если штатный работник соглашается на продолжение рабочих отношений, то в инструкцию вносятся соответствующие изменения. Если она является приложением ТД, то необходимо внести изменения посредством составления дополнительного соглашения.

В Трудовом кодексе ничего не сказано о составлении и оформлении должностной инструкции. Несмотря на это, она является важнейшим документом, в содержание которого входит круг обязанностей, трудовая функция, предел ответственности, а также квалификационные требования. Данный документ составляют в 2-х экземплярах, один из которых отдается работнику.

При оформление должностной инструкции по ГОСТу раньше опирались на Государственный стандарт Р 6.30-2003, который введен в действие посредством Постановления Госстандарта России №65-ст. от 03.03.2003 г., но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты, которые обязательны для указания в данном документе, описаны во 2 разделе ГОСТа.

Образец оформления должностной инструкции направляется на согласование всем должностным лицам, которые в нем заинтересованы. Какие-либо предложения и замечания по проекту заинтересованным должностным лицам можно представить на отдельных листах, которые должны быть датированы и подписаны сотрудниками организации. Оформление должностной инструкции может опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, где разрешается оформлять визы согласования на последнем листе в нижней части подлинника документа. Также данный документ можно визировать полистно (на усмотрение предприятия).

Правила оформления реквизитов

Образцом оформления должностной инструкции служат разработанные государственные стандарты. Согласно им, каждый тип организационно-распорядительной документации должен иметь полностью заполненные реквизиты. Порядок их расположения на листе тоже определен и имеет значение. Должностная инструкция относится к документам внутреннего пользования, поэтому некоторые виды реквизитов указывать необязательно. Например, не имеет смысла прописывать логотип организации, ее справочные данные, регистрационный номер или код ОКПО.

Обязательные реквизиты, которые необходимо указать в инструкции:

• наименование фирмы, ее конкретного подразделения;
• наименование самого документа (должностная инструкция), где прописывается конкретная должность, для которой ее разработали;
• ОКУД (код формы документа), для инструкции - 0253051;
• дата и место, где был составлен документ;
• грифы согласования и утверждения;
• регистрационный номер;
• текстовая часть;
• поле, которое предназначено для подписей ознакомленных лиц;
• подпись должностного лица, которое разработало документ.

Основные разделы

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу должен включать несколько разделов. Каждый из них обязан подробно рассматривать следующие из вопросов:

1. Содержание и перечень трудовых функций, а также перечень видов выполняемых работ, относящихся к этой должности.
2. Полномочия и права специалиста, их краткое описание.
3. Ответственность, которая применяется к сотруднику за ненадлежащие или полное невыполнение рабочих обязанностей.

Что касается требований к оформлению текста, то они стандартные: ширина нижнего и верхнего полей не менее 20 мм. В тексте необходимо использовать специальные термины, которые устоялись в деловой среде при использовании речевых оборотов, а также необходимо применение профессиональных штампов. Такой стиль изложения поможет в избежании неоднозначного толкования смысла, а также сделает информацию в тексте максимально понятной для восприятия трудящимися.

ДИ менеджера по таможенному оформлению

Данного работника относят к категории специалистов. Он назначается и увольняется с должности посредством приказа руководителя предприятия. Должностная инструкция специалиста по таможенному оформлению предусматривает, что на должность может быть назначено лицо, у которого имеется:

• высшее профессиональное образование по специальности «таможенное дело» без стажа работы;
• экономическое или юридическое высшее образование, с опытом работы не менее года;
• среднее специальное образование со стажем работы не меньше 3-х лет;
• квалификационный аттестат по специальности таможенного оформления, курсы повышения квалификации в сфере таможенного оформления один раз в три года.

В своей деятельности данный специалист должен руководствоваться:

• уставом организации;
• правовыми нормативными актами, методическими профильными рекомендациями, касающиеся таможенного оформления;
• распоряжениями, приказами руководителя;
• своей должностной инструкцией.

Что должен знать специалист таможенного оформления

Менеджер этой сферы деятельности должен знать следующее:

• правовые и нормативные акты, а также иные руководящие документы и материалы, которые регламентируют условия перемещения товара через границу и порядок таможенного оформления;
• агента таможни, декларанта;
• меры регулирования государством внешнеэкономической деятельности;
• правила, посредством которых осуществляется валютный контроль в таможенных целях;
• таможенные режимы;
• меры ответственности, которые применяются за правонарушения и преступления в сфере таможни;
• порядок, принятый при декларировании, а также виды и формы таможенных деклараций;
• классификацию, которая применяется для товаров в таможенных целях;
• порядок и правила, применяемые для заполнения таможенной документации;
• виды и классификация таможенных платежей, а также порядок, который применяется при уплате и их исчислении;
• порядок ведения отчетности, установленный организацией;
• правила, применяемые для определения таможенной стоимости;
• основы культуры общения, экономики, психологии, организации труда;
• правила пользования инновационными средствами техники, а также программным обеспечением;
• нормы и правила ПБ, охраны труда на рабочем месте;
• основы трудового законодательства.

Должностные обязанности менеджера по таможенному оформлению

Образец оформления должностной инструкции данного специалиста предписывает следующие обязанности:

• Выполнять работы по оформлению документации на товары, которые перемещаются через границу, совершать другие действия, которые необходимы при организации таможенного оформления.
• Производить декларирование товара в таможенном режиме, основываясь на сведениях, которые содержатся в товаросопроводительных и других документах.
• Проверять на достоверность сведения о перемещаемых товарах, которые указаны в перевозочной и коммерческой документации.
• Определять код товаров, опираясь на их номенклатуру.
• Выбирать метод вычисления таможенной стоимости и на основании него осуществлять расчет.
• Определять вид налога на товар, исчислять его.
• Определять страну происхождения товара, перемещаемого через границу.
• Применять налоговые льготы, тарифные преференции.
• Оказывать консультативные услуги, касающиеся таможенного оформления.
• Вести отчетность и делопроизводство, обрабатывать информацию.

Права менеджера по таможенному оформлению

Правильное оформление должностной инструкции предполагает следующие права специалиста таможенного оформления:

• Право на ознакомление с проектами решений руководителей, которые касаются непосредственно его деятельности.
• Право вносить свои предложения, касающиеся совершенствования рабочей деятельности.
• Право сообщать руководству об имеющихся недостатках в организации (в пределах компетенции специалиста), которые выявились в процессе трудовой деятельности, а также вносить свои предложения по поводу их устранения.
• Право на то, чтобы по поручению руководства или лично запрашивать от подразделений организации документы или информацию, которые необходимы при выполнении рабочих обязанностей.
• Право на требование от руководства организации оказать содействие в исполнении непосредственных должностных обязанностей.

Взаимоотношения, ответственность и оценка работы менеджера по таможенному оформлению

Образец правильного оформления должностной инструкции данного специалиста гласит, что он подчиняется руководителю структурного подразделения. Взаимодействует он с сотрудниками структурных подразделений по вопросам, которые входят в его компетенцию.

К требованиям по оформлению должностной инструкции относится также наличие раздела ответственности специалиста по таможенному оформлению. Результаты рабочей деятельности менеджера должен оценивать руководитель его структурного подразделения. Менеджер по таможенному оформлению должен нести ответственность за:

• неисполнение, ненадлежащее выполнение непосредственных должностных обязанностей;
• причинение материального ущерба в процессе рабочей деятельности (в соответствии с законодательством);
• несоблюдение правил трудового внутреннего распорядка, норм и правил ПБ и охраны труда.

Какие задачи решает должностная инструкция?

Если данный документ составлен правильно и строго соблюдается всеми сотрудниками организации, то он будет являться опорой в работе предприятия. Примером оформления должностной инструкции должны служить документы, которые соответствуют государственным требованиям. Это обеспечит смысловую значимость данной документации и будет являться подтверждением подлинности.

Хотя ДИ работника не входит в перечень обязательных документов, но ее наличие - это большой плюс в работе фирмы. Она решает следующие производственные и управленческие задачи:

• четкое определение должностных обязанностей для индивидуальной рабочей единицы, которая входит в штатное расписание, с учетом всех особенностей конкретных задач и рабочего места;
• разграничение должностных обязанностей, определение взаимосвязей по должностям, установление служебной иерархии, а также подчиненность;
• обоснование возмещения трудящемуся некоторых видов расходов, которые обусловлены исполнением его рабочих обязанностей;
• установление четких и понятных квалификационных требований к должности и критериев оценки эффективности в выполнении обязанностей, а также соответствие занимаемой должности;
• установление прав и обязанностей специалиста, определение зоны его ответственности и наказания, которое предусмотрено за нарушение или неисполнение должностных обязанностей.

Этот документ должен быть составлен грамотно, а также соответствовать установленным требованиям. Регламентами государственного уровня, регулирующими правила оформления этого документа, являются ГОСТы, которые устанавливают конкретные требования, применяемые при оформлении деловых бумаг. Ранее применяли ГОСТ Р 6.30-2003, но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стоит обратить внимание на то, что положения, прописанные в инструкции, никак не должны ухудшать условия труда, а также положения трудящихся, в сравнении с теми, что гарантируются законодательством.

Дополнительные разделы

Некоторые наиболее часто встречающиеся дополнительные разделы в ДИ:

1. «Взаимоотношения» - это раздел, который регулирует производственные контакты сотрудников как из одного отдела, так и из разных. При необходимости, в нем прописывают служебные связи внутри организации, а также со сторонними предприятиями. Это необходимо, например, если трудящийся взаимодействует с контрагентами и есть необходимость информирования об этом руководства. Для того чтобы повысить качество ДИ, не лишним будет установление в данном разделе порядка и периодичности предоставления работником планов, отчетов и иных документов.
2. «Оценка работы» - это раздел, где четко установлены критерии, по которым будет происходить оценка труда.
3. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В этом разделе целесообразно определить сроки действия, а также условия для пересмотра ДИ, в число которых входит:

• какие-либо изменения в организационной структуре;
• пересмотр, изменения в штатном расписании;
• возникновение новых рабочих обязанностей, что приводит к перераспределению уже имеющихся;
• изменение характера работы из-за внедрения инновационных технологий.

Дополнительные разделы должны быть расположены в конце должностной инструкции.

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы обсудили «плюсы» и «минусы» наличия у работодателя должностных инструкций* Эта статья будет актуальна для тех, кто решил разработать и утвердить должностные инструкции в своей компании или проверить актуальность уже утвержденных, внести в них необходимые изменения или исправить допущенные ранее ошибки.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен, и каждый работодатель самостоятельно решает, кто ее разрабатывает, как оформить этот документ, что в нем предусмотреть и как вносить изменения.

Так, работодатель может прописать порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в Инструкции по кадровому делопроизводству или даже в отдельном локальном нормативном акте компании, например в Положении о должностных инструкциях (приложение 1 ).

Кто в организации отвечает за разработку и составление должностных инструкций?

На практике составлением должностных инструкций занимается:

• либо департамент управления персоналом при участи привлеченных специалистов специализированных кадровых или консалтинговых агентств (в больших компаниях);
• либо отдел кадров с привлечением руководителей соответствующих структурных подразделений (в средних компаниях);
• либо руководители структурных подразделений в отношении своих подчиненных (средние компании);
• либо специалист по кадрам (в маленьких фирмах).

Иногда составлением должностных инструкций на все штатные должности занимаются кадровики. По нашему мнению, такой подход неверен в принципе, поскольку должностная инструкция разрабатывается в том числе и для того, чтобы распределить обязанности между сотрудниками в рамках конкретного структурного подразделения. И лучше всех справиться с такой задачей способен руководитель такого подразделения. В задачи кадровика может входить организация процесса составления должностных инструкции, сопровождение этапов подготовки проектов инструкции, оказание составителям помощи по оформлению инструкций, согласование подготовленных проектов с заинтересованными должностными лицами, оформление и передача окончательного варианта на утверждение руководителю.

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция (приложение 2 ) отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б).

Например:

• для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
• для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
• для рабочих профессий - тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет. Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Обязательных нормативных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Обычно должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы.?

Раздел 1 «Общие положения».

Содержит официальное название должности согласно штатному расписанию, наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность согласно организационной структуре компании, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, а также общую нормативно- правовую и методическую документацию, внутренние локальные нормативные акты компании и ее организационно-распорядительные документы (устав, приказы, распоряжения и др.), необходимые для профессиональной деятельности должностного лица.

Обратите внимание! С 1 сентября 2013 г. вступает в сипу Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Раздел 2 «Требования к квалификации, знаниям».

Предусматривает требования к уровню необходимой профессиональной подготовки (в частности, к образованию, квалификации) и к требуемому стажу работы. При подготовке данного раздела целесообразно учесть нормы Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании». Этот раздел также включает основные требования в отношении специальных знаний, умений и навыков, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые специалист должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Например, согласно п. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2012 г. главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (кроме кредитных организаций), должны отвечать следующим требованиям:

• иметь высшее профессиональное образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Эти требования нужно предусмотреть в данном разделе должностной инструкции главного бухгалтера.

В этом же разделе указываются требования к специальным правам (например, допуск к государственной тайне и т. д.), которые необходимы для работы по должности и закреплены нормативными актами.

Какое значение имеет грамотное составление первых двух разделов должностной инструкции?

От правильного составления разделов 1 и 2 зависит, например, обоснование отказа при приеме на работу соискателя по причине его несоответствия требуемым деловым качествам, а также обоснование разных размеров должностных окладов для должностей с приблизительно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации.?

Раздел 3 «Должностные обязанности».

Включает детализированный перечень должностных обязанностей работника, занимающего данную должность. Раздел описывает подробно конкретные виды работ, каждую операцию, из которых складывается выполнение трудовой функции, а также сроки их выполнения.

Разрабатываем должностные инструкции для сотрудников экономической службы и бухгалтерии. Достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по международной финансовой отчетности обязанность по составлению и сдаче отчетных документов? Какие операции и виды работ могут быть предусмотрены в должностной инструкции бухгалтера, занятого на участке НДС?

Полагаем, что при составлении должностной инструкции специалиста по МСФО недостаточно указать только тот факт, что он формирует международную финансовую отчетность. Здесь также нужно конкретизировать:

1) в каких стандартах составляется такая отчетность - МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т. д.);

2) с использованием каких компьютерных систем учета формируется эта отчетность - SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д.

Кроме того, необходимо еще зафиксировать, что специалист по МСФО обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости - в формировании управленческих отчетов.

В должностной инструкции бухгалтера (участок НДС) могут быть предусмотрены:

• работа в бухгалтерской программе;
• проверка правильности начисления НДС;
• контроль вычетов по НДС;
• ведение раздельного учета НДС и проверка правильности распределения НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
• ежедневное заполнение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
• составление счетов-фактур в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг);
• формирование показателей налоговой декларации по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• представление налоговой декларации по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• представление в ИФНС налоговых деклараций по НДС в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• ежеквартальная сверка расчетов по НДС с ИФНС;
• подготовка ответов и подбор документов, запрашиваемых ИФНС в рамках камеральных и налоговых проверок;
• анализ итоговой суммы НДС за налоговый период и сопоставление с утвержденным бюджетом доходов и расходов;
• выборочная проверка реализации льготных товаров, облагаемых по ставке НДС 10 %.

При заполнении раздела 3 стоит воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298 (см. письмо Роструда от 30.04.2008 № 1028-с).

Кстати сказать

Некоторые работодатели предусматривают в должностных инструкциях отдельный пункт, устанавливающий обязанность работника, занимающего данную должность (соискателя на должность), проходить тестирование на полиграфе (детекторе лжи). Полиграф - техническое средство, предназначенное для гласной синхронной регистрации в процессе опроса человека параметров его физиологических процессов (в том числе дыхания, сердечно-сосудистой активности, изменения электрических свойств кожи, двигательной активности и других процессов) и позволяющее представить результаты регистрации в аналоговом и (или) цифровом виде. Законодательно возможность тестирования на полиграфе никак не урегулирована, и оно может проводиться только с согласия самого работника (соискателя на должность). Любое принуждение является нарушением конституционных прав человека. Трудовой кодекс РФ также не содержит норм, разрешающих или запрещающих использовать такой аппарат при работе с кадрами. Поэтому если работодатель решит применять это дорогостоящее исследование, то порядок и условия применения полиграфа необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте. В этот документ обязательно нужно включить следующие положения: тестирование на полиграфе осуществляется регулярно для проверки текущей работы сотрудников (в процессе ежегодной аттестации и т. д.) с целью выявления недобросовестных работников, а также для более качественного отбора соискателей на соответствующую должность; тестирование на полиграфе проводится исключительно на добровольной основе при наличии письменного согласия работника (соискателя на должность) в каждом конкретном случае; отказ работника от тестирования на полиграфе не является основанием для применения к нему мер дисциплинарного воздействия (отказ соискателя от тестирования не может служить причиной отказа в заключении трудового договора); тестирование на полиграфе должно проводиться с соблюдением прав и свобод человека и гражданина, установленных Конституцией РФ, в соответствии с принципами законности, гуманности, научности и конфиденциальности. При тестировании на полиграфе полиграфолог не вправе задавать вопросы, касающиеся военной, государственной, медицинской, коммерческой тайны, а также вопросы о расовых, религиозных, политических убеждениях и интимной жизни (ст. 19 Конституции РФ). Разработанный проект Федерального закона № 478780-5 «О применении полиграфа» в настоящее время направлен на доработку в связи с необходимостью получить заключение Правительства РФ. В случае принятия этого закона работодатели получат больше прав в использовании полиграфа при работе с кадрами. Так, согласно ст. 12 законопроекта отказ от опроса с применением полиграфа лиц, подпадающих под действие ст. 9 законопроекта, является основанием для отказа в поступлении на работу (службу) или в допуске к исполнению ими трудовых (должностных) обязанностей, за исключением случаев, определенных статьей 7 законопроекта. До внесения изменений в законодательство предусматривать в должностной инструкции работника его обязанность проходить тестирование на полиграфе недопустимо. Иногда в дополнительный раздел должностной инструкции «Права и обязанности» включают следующие условия: «в целях использования корпоративной электронной почты строго по назначению и пресечения личной переписки с корпоративного адреса, а также в целях получения срочной информации от контрагентов при отсутствии специалиста на рабочем месте руководитель специалиста вправе проверять корпоративную электронную почту специалиста с использованием переадресации»; «в целях контроля качества обслуживания контрагентов, предотвращения фактов хищения имущества работодателя, предупреждения недобросовестности исполнения специалистом должностных обязанностей на его рабочем месте, в коридорах, помещениях для курения, помещениях для приема пищи, туалетах используются средства аудиовизуального контроля (камеры видеонаблюдения, прослушивание телефонов)». Чтение электронной почты. Согласно абз. 6 ст. 209 ТК РФ рабочее место прямо или косвенно подконтрольно работодателю. Кроме того, ст. 23 Конституции РФ установлено, что каждый имеет право, в частности, на неприкосновенность частной жизни, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Однако чтение работодателем электронной почты специалиста нельзя квалифицировать, как нарушающее требования Конституции РФ, поскольку компьютер, на котором ведется переписка, - это имущество работодателя, и оно должно использоваться работником только для выполнения трудовых обязанностей. Следовательно, получение работодателем личной информации с рабочего компьютера специалиста не будет нарушением законодательства. Поэтому условие должностной инструкции о проверке руководителем специалиста его корпоративной электронной почты с использованием переадресации допустимо. Аудиовизуальный контроль. Видеонаблюдение должно ограничиваться только рабочим местом (ст. 23 Конституции РФ, абз. 6 ст. 209 ТК РФ). Это можно предусмотреть в должностной инструкции. В других местах (коридоры, курительные комнаты и т. д.) видеонаблюдение допускается только в целях обеспечения безопасности своих работников (ст. 212 ТК РФ). Необходимо также иметь в виду, что использования видеозаписей как доказательства опоздания или отсутствия на рабочем месте недостаточно, поскольку применить дисциплинарное взыскание только на основании записи с камер наблюдения нельзя. Статья 193 ТК РФ обязывает иметь документальную фиксацию дисциплинарных нарушений (акт об отсутствии на рабочем месте, докладная записка, письменное объяснение работника или акт об отказе от дачи объяснений). Прослушивание телефонов запрещено, поскольку такие действия работодателя нарушают тайну телефонных переговоров (ст. 23 Конституции РФ). Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях защиты здоровья, жизни и безопасности своих работников (ч. 3 ст. 55 Конституции РФ). Только так права работников не будут ущемлены. В то же время компании, оказывающие различные услуги, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте необходимость записи всех телефонных переговоров операторов с клиентами в целях улучшения качества обслуживания последних и нормального функционирования службы. Это законом не запрещено. В этом случае запись в должностной инструкции о прослушивании и записи всех разговоров клиентов с операторами правомерна. Кроме того, использование средств аудиовизуального контроля надо закрепить в локальном нормативном акте и ознакомить с ним работников под роспись. Негласное установление аудиовидеосистем наблюдения может повлечь за собой привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если же действия работодателя подпадают под признаки уголовного преступления, предусмотренного ст. 137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» УК РФ, инспектор ГИТ направит соответствующую информацию в правоохранительные органы.

Для чего необходимы сведения, указанные в разделе 3 должностной инструкции?

Обратите внимание! Обязанности в должностной инструкции для всех работников, занимающих одноименные должности, должны совпадать. Если это не так то должности лучше переименовать

Раздел 3 необходим:

• для обоснования несоответствия должности вследствие недостаточной квалификации, выявленной по результатам аттестации, при переводе работника на другую работу, а также при увольнении работника, не выдержавшего испытание;
• для передачи полномочий работника на период его отпуска, болезни, командировки лицу, временно его замещающему;
• для обоснованного применения к работнику мер дисциплинарной ответственности;
• для учета отдельных видов расходов (сотовая связь, расходы на проезд общественным транспортом, компенсация использования личного транспорта и т. д.) для целей налогообложения прибыли.

Раздел 4 «Права».

Включает перечень прав работника, занимающего данную должность, и порядок осуществления этих прав.

Например, право на использование ресурсов компании для исполнения трудовых обязанностей, доступ к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе; право визирования определенных видов документов; право контроля оформления определенных документов, работы подчиненных, соблюдения трудовой дисциплины и т. д.

Раздел 5 «Ответственность».

Содержит описание зоны ответственности работника, занимающего данную должность, за результаты и последствия его трудовой деятельности, за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям работника. В данный раздел можно перечислить группы возможных нарушений, характерных для данного вида деятельности и включить меры уголовной, административной, материальной и дисциплинарной ответственности согласно действующему законодательству.

Руководство торговой компании озабочено проблемой борьбы с откатами - суммами, негласно выплачиваемыми лицу, принимающему решение или влияющему на принятие решения в организации-покупателе о приобретении товаров и (или) услуг представителем компании-поставщика, предлагающим эти товары или услуги. Можно ли как-то повлиять на ситуацию, закрепив нормы об ответственности в должностных инструкциях «ключевых» сотрудников, например коммерческого директора?

Указанные действия должностных лиц подпадают под ст. 204 УК РФ и на юридическом языке называются «коммерческий подкуп».

В связи с этим в должностной инструкции, например коммерческого директора, необходимо предусмотреть риски таких злоупотреблений:?

• обеспечение прозрачности ценообразования и заключаемых сделок в соответствии с Положением компании о порядке анализа договоров (контрактов);
• недопустимость закупок товаров по завышенным ценам;
• недопустимость закрытых договоренностей с закупщиками партнеров с целью выплаты неофициальных гонораров («откатов») и т. д. В случае выявления таких фактов работник привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Кроме основных, должностная инструкция может включать в себя и дополнительные разделы.

Раздел «Взаимоотношения. Связи по должности».

Описывает, с кем и как работник внутренне и внешне взаимодействует (внутренне - с руководством компании, с руководителем подразделения, с другими подразделениями; внешне - с поставщиками, покупателями, клиентами, отделениями ПФР, ФСС России, органами Росстата, ИФНС, ГИТ и т. д., а также контакты работника между сотрудниками одного и разных отделов).

В этом разделе целесообразно установить форму, сроки и периодичность представления и получения работником определенных документов, в том числе от контрагентов, и отчетов согласно графику документооборота компании. Этот раздел необходим для соблюдения работниками графика документооборота.

Раздел «Права и обязанности руководителя специалиста».

Разъясняет работнику, занимающему данную должность, обязанности и полномочия его непосредственного руководителя.

Раздел «Результаты».

Должен разъяснять работнику, для чего нужна данная должностная единица в компании, т. е. каких результатов должен достигать работник теми или иными действиями. Это лучше сделать, даже если результат работы работника невозможно выразить в числах, процентах. Результатом может быть, например, бесперебойная работа компьютерной сети, отсутствие конфликтов и жалоб со стороны клиентов и посетителей, отсутствие штрафов со стороны налоговых органов и внебюджетных фондов и т. п.

Раздел «Оценка эффективности работы (критерии оценки деятельности по должности)».

Дополняет раздел «Результаты» и устанавливает критерии оценки эффективности труда работника, успешности выполнения им трудовых обязанностей. Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие помогает в дальнейшем при материальном стимулировании работника. Наличие такого раздела может гарантировать работнику непредвзятое отношение к нему руководства и позволит сделать оценку его работы прозрачной и понятной.

В различных компаниях могут использоваться разные формулировки основных и дополнительных разделов должностной инструкции, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.

ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В должностные инструкции нельзя включать положения, противоречащие действующему трудовому законодательству. Рассмотрим самые распространенные ошибки.

Ошибка 1. В должностной инструкции работодатели указывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в том числе по собственному желанию.

Роструд в письме от 30.11.2009 № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» разъяснил, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Обратите внимание: если в должностной инструкции работника будет содержаться такое положение, то в случае оспаривания увольнения в суде ему будет легче доказать, что заявление по собственному желанию было подано под давлением работодателя. Помните, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», согласно которому расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо, только если подача заявления об увольнении была его добровольным волеизъявлением.

Ошибка 2. В должностных инструкциях предусмотрена система штрафных санкций, в частности:

• за оставление рабочего места в течение рабочего времени суммарно более чем на 30 минут (за исключением времени обеда в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании);
• за игру в рабочее время на рабочем месте в компьютерные игры;
• за прием пищи, включая чипсы и конфеты, на рабочем месте;
• за выход в Интернет в личных целях;
• за пользование плеерами, иной звуковоспроизводящей аппаратурой и устройствами;
• за чтение любой литературы, не имеющей отношения к должностным обязанностям;
• за иные занятия (вязание, маникюр, рисование, просмотр фильмов на рабочем месте и т. д.), не имеющие прямого отношения к исполняемым обязанностям;
• за опоздания на работу или несвоевременное появление на работе по окончании обеденного перерыва;
• за курение непосредственно на рабочих местах или в неустановленных местах в неустановленное время;
• за появление на работе без специальной или форменной одежды или за несоблюдение корпоративного дресс-кода и т. д.

За нарушения трудовой дисциплины работодатель вправе применять только дисциплинарные взыскания - замечание, выговор, увольнение работника по соответствующим основаниям (ст. 192 и 193 ТК РФ). Это исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, и такого наказания, как штраф в их числе нет. Кроме того, ТК РФ запрещает вычеты из зарплаты (ст. 22 и 137 ТК РФ), за исключением некоторых вариантов бухгалтерских удержаний (исполнительные листы, неотработанный аванс, неотработанный отпуск, счетные ошибки и др.). Поэтому включать подобные условия в должностную инструкцию работника недопустимо. Если трудовая инспекция обнаружит, что работодатель штрафует работников, то компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2006, 28.07.2006 № 09АП-7824/2006 по делу № А40-25961/06-92-189).

Ошибка 3. В должностной инструкции предусмотрена обязанность работника быть на связи 24 часа в сутки.

Предположим, что это действительно необходимо работодателю в силу специфики его деятельности или из-за расположения филиалов (контрагентов) в разных частях России и мира с другими часовыми поясами. Но независимо от причин такой необходимости, работник не обязан отвечать на звонки круглосуточно.

Устанавливая обязанность в виде круглосуточной связи с работником в должностной инструкции, работодатель нарушает право работника на отдых (абз. 5 ст. 2, абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК РФ). Поэтому наличие такой обязанности в должностной инструкции незаконно. Соответственно, если работник не ответит на звонок в нерабочее время, это не может послужить основанием для его увольнения или иного дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ).

Исключением может быть только ситуация установления круглосуточной связи с работником, выполняющим функции консультанта с гибким графиком работы, но при условии установления в трудовом договоре продолжительности рабочего времени, не превышающей 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Но и в этом случае риски трудового спора нельзя исключить полностью, поскольку слишком частные звонки работнику в течение суток могут быть квалифицированы инспектором ГИТ как нарушение права работника на отдых.

Ошибка 4. Установление в должностных инструкциях заведомо завышенных, «запредельных» норм выработки, необходимых для оценки трудовой деятельности.

В должностной инструкции оператора на телефоне в разделе «Критерии оценки деятельности» в качестве одного из таких критериев предусмотрено «достижение целевого показателя 180 исходящих звонков в день по «горячей» базе клиентов и 20 исходящих звонков в день по картотеке «заснувших» клиентов» с соответствующей одновременной регистрацией в компьютерной программе всех сделанных исходящих звонков и оперативной передачей (в течение рабочего дня) полученной информации менеджерам соответствующих отделов». Подобные критерии применяются в call-центрах головного офиса и филиалах (операторских центрах, центрах обработки вызовов, контакт-центрах, центрах интегрированного обслуживания абонентов) в целях установления зависимости размера оплаты труда оператора на телефоне от установленного общего количества звонков, а также от количества результативных звонков. Не нарушают ли такие положения должностной инструкции действующее законодательство?

Установление запредельного количества телефонных звонков в день, их компьютерная обработка и последующая маршрутизация менеджерам означает, во-первых, что операторы на телефоне вынуждены регулярно перерабатывать, но и это не единственное нарушение.

Работа оператора на телефоне, непосредственно связанная с активным речевым взаимодействием, требует постоянного слухового контроля и дополнительно к этому - еще обработки поступившей информации на компьютере. Запредельное количество звонков, которое выдерживает оператор, приводит к превышению уровня звукового давления на рабочем месте против установленных предельно допустимых норм, что является нарушением ст. 11, п. 2 ст. 25, п. 2 ст. 27 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», п. 3 Таблицы 2 «Предельно допустимые уровни звукового давления, уровни звука и эквивалентные уровни звука для основных наиболее типичных видов трудовой деятельности и рабочих мест» и п. 5.3.1 «СН 2.2.4/2.1.8.562-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. 2.1.8. Физические факторы окружающей природной среды. Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки. Санитарные нормы», утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 31.10.1996 № 36.

Поэтому мы рекомендуем работодателю при определении критериев оценки деятельности в должностной инструкции оператора на телефоне устанавливать разумное количество звонков в день (например, до 100 звонков), не нарушающее требование санитарных правил и норм.

Ошибка 5. В случае обучения работника за счет средств работодателя (речь идет о дорогостоящем обучении по программам МВА, получение международной квалификации IAB или DipIFR, англоязычной международной квалификации АССА или СРА и т. д.) работодатели нередко включают в должностную инструкцию:

• либо безусловную обязанность работника полностью отработать срок, установленный трудовым договором или соглашением об обучении, в случае оплаты обучения работодателем;
• либо положение о том, что досрочное увольнение работника (независимо от оснований и причин увольнения) в случае оплаты обучения работодателем запрещено.

Предусматривать подобные условия ни в должностных инструкциях работников, ни в трудовых договорах или соглашениях об обучении нельзя, поскольку принудительная отработка после обучения оговоренного срока не предусмотрена законом. Работодатель имеет право только взыскать плату за обучение (см. определения Московского областного суда от 01.06.2010 по делу № 33-10642, Московского городского суда от 26.09.2011 по делу № 33-30833).

Часть 4 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность включения в трудовой договор с работником дополнительного условия об обязанности отработать после обучения не менее определенного срока, ес

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). определяет лишь обязательный минимум - согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Исключение!

Пункт 7 Постановления Правительства РФ от 23.06.2011 N 498 (ред. от 09.09.2015) "О некоторых вопросах осуществления частной детективной (сыскной) и частной охранной деятельности" прямо предусматривает наличие у лицензиата утвержденной им должностной инструкции о действиях работников по обеспечению внутриобъектового и пропускного режимов на каждом объекте охраны. Существует судебная практика по административным делам, где частным охранным предприятием вменяется среди прочего отсутствие указанной должностной инструкции, как совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Практически, должностная инструкция - это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

Самый распространенный, привычный, вид инструкции - документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Исключение!

Для некоторых должностей существуют утвержденные типовые формы. Например, «Типовая должностная инструкция заместителя руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, по безопасности образовательного процесса» (Письмо Минобрнауки России от 14.02.2014 N МК-169/12), «Примерная форма должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» (Приказ МВД России от 25.09.2012 N 886 (ред. от 14.11.2016)), Приказ МВД РФ от 22.08.2011 N 960 "Об утверждении типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны".

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом - перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику - наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

Формальный подход - это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.

Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.

Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?

Что это за документ

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.

Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.

Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.

Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.

Назначение

Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.

Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.

Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.

Классификация

Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.

Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.

По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.

Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к .

Кто разрабатывает

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.

Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в 2019 году

Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.

Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:

• первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
• второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
• третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.

Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.

Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.

Среди них следующее:

Разделы

В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.

Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:

• обобщенные положения;
• должностные обязательства;
• права сотрудника;
• документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
• порядок взаимоотношений с работниками;
• ответственность сотрудника;
• критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.

Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.

Этапы оформления

При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.

Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:

• предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
• согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
• утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.

Порядок внесения изменений

В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.

Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.

Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:

• Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
• Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
• Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
• Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.

По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.

Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.

Хранение

Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.

Образец для менеджера по таможенному оформлению

Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:

• название документа;
• номер должностной инструкции;
• место составления документа;
• название должности руководителя компании;
• подпись руководителя и дата.

Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:

1. Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
2. На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

1. Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
   • нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
   • методическими материалами;
   • уставом компании;
   • нормами трудового распорядка;
   • приказами и распоряжениями руководителя компании;
   • должностной инструкцией.
2. Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
   • законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
   • законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
   • права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
   • нормы валютного контроля;
   • меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
   • таможенные режимы;
   • особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
   • особенности заполнения таможенной документации;
   • виды и порядок уплаты таможенных платежей;
   • основополагающие принципы законодательной базы;
   • правила охраны труда.
3. В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.

Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:

1. Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
   • оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
   • контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
   • обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
   • определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
   • использовать налоговые льготы;
   • вести отчетность;
   • проводить контроль выполнения правил охраны труда.

Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:

1. Сотрудник вправе:
   • ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
   • предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
   • получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
   • участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.

Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:

1. работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
2. Сотрудник ответственен:
   • неисполнение рабочих обязательств;
   • правонарушения в процессе трудовой деятельности;
   • причинение материального ущерба;
   • игнорирование правил охраны труда.

В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.